Privacy & Cookies Beleid

Privacybeleid van Shurgard

In dit beleid vindt u informatie over de persoonsgegevens die wij over u verzamelen, hoe wij deze informatie gebruiken en uw rechten met betrekking tot deze persoonsgegevens.

Dit beleid is voor het laatst bijgewerkt op en is van toepassing vanaf 11 december 2024.

1. Wie we wij

Shurgard Europa vof (“Shurgard”, “wij”, “ons”) is een vennootschap die statutair is gevestigd op het adres Breedveld 29, 1702 Dilbeek, België, en ingeschreven in de Kruispuntbank van Ondernemingen onder het ondernemingsnummer 0884.371.665.

Als verwerkingsverantwoordelijke respecteren we uw recht op privacy en zullen we persoonsgegevens die u aan ons verstrekt alleen verwerken in overeenstemming met de toepasselijke wetgeving inzake gegevensbescherming en zoals beschreven in dit beleid. (Toepasselijke wetgeving inzake gegevensbescherming kunnen bestaan uit (i) de Algemene Verordening Gegevensbescherming (Verordening 2016/679) (“AVG”), de UK GDPR en Data Protection Act 2018 van het Verenigd Koninkrijk ("UK GDPR"); en (ii) alle andere bestaande of nieuwe toepasselijke wetten die betrekking hebben op of gevolgen hebben voor de verwerking van informatie van een levende persoon en privacy).

Als u vragen hebt over de manier waarop wij uw persoonsgegevens verzamelen, opslaan en gebruiken, of als u andere privacy-gerelateerde vragen hebt, kunt u een e-mail sturen naar het volgende adres: dataprotection@shurgard.eu.

2. De persoonsgegevens die we over u verzamelen

Onder ‘persoonsgegevens’ wordt verstaan alle informatie die herleidbaar is tot een persoon die (direct of indirect) kan worden geïdentificeerd, zoals een voor- en achternaam, telefoonnummer, post- en e-mailadres, geboortedatum, betalingsgegevens en bankgegevens. Gegevens die niet herleidbaar zijn tot een persoon (anonieme gegevens) vallen hier niet onder.

Wij verzamelen rechtstreeks persoonsgegevens die u vrijwillig aan ons verstrekt (zoals uw naam, voornaam, postadres, e-mailadres, telefoonnummers, geboortedatum, betalingsgegevens), bijvoorbeeld wanneer u zich inschrijft voor of deelneemt aan een van onze diensten zoals een terugbelverzoek, het aanvragen van een offerte of het reserveren van een opslagruimte, zowel online als wanneer u persoonlijk naar onze vestiging komt om een overeenkomst te ondertekenen.

Als onderdeel van het onboardingproces van onze klanten en in overeenstemming met de legitieme belangen van Shurgard, zullen we ook persoonsgegevens verzamelen en verwerken die betrekking hebben op uw identiteit, inclusief foto’s van uw identiteitskaart, om u te identificeren, uw identiteit te verifiëren en ervoor te zorgen dat u niet onderworpen bent aan enige nationale of internationale sanctieregeling.
Wij verzamelen ook persoonsgegevens die voortvloeien uit onze interacties wanneer u contact met ons opneemt, ons feedback stuurt en klantenenquêtes invult.

Onze website maakt ook gebruik van cookies (zie de rubriek ‘Gebruik van cookies’ hieronder) en verzamelt IP-adressen (een reeks cijfers op basis waarvan men een specifieke computer of een ander apparaat op het internet uniek kan identificeren).

Wij verzamelen ook persoonsgegevens over u via onze websites. Als u een bezoek brengt aan onze vestiging, kunnen bepaalde persoonsgegevens worden verzameld van controleapparaten en -systemen, zoals van beveiligingscamera’s en van de toegangssystemen aan onze opslagfaciliteiten.

We kunnen de communicatie met u monitoren en opnemen, zoals telefoongesprekken en e-mails, samen met gerelateerde gegevens (zoals de belleridentificatie, het telefoonnummer, tijdstip en duur van het gesprek en de dienst waarop het gesprek betrekking heeft). Dit kan live luisteren naar gesprekken omvatten. We doen dit om de kwaliteit van onze klantenservice te verbeteren en voor trainingsdoeleinden van onze operationele teams.

3. Hoe kunnen we uw gegevens verzamelen en gebruiken?

Wij of externe verwerkers die in onze opdracht werken (voor meer informatie over gegevensverwerkers die in onze opdracht werken, zie hieronder in punt 4), kunnen uw hierboven vermelde persoonlijke gegevens verzamelen, opslaan en gebruiken voor de volgende doeleinden:

u identificeren (inclusief om uw identiteit te verifiëren en ervoor te zorgen dat u niet onderworpen bent aan een sanctieregime) en alle accounts die u bij ons hebt beheren;
contact met u opnemen om redenen die verband houden met de dienst waarop u ingetekend hebt of om informatie die u aangevraagd hebt te geven;
de betaling voor onze diensten regelen;
geschillen oplossen of achterstallige betalingen innen;
onze website en de inhoud ervan aan u beschikbaar stellen;
alle reserveringen voor opslagruimtes die u via onze website verzendt uitvoeren;
uw onlineverzoeken beantwoorden en u de diensten leveren waarom u verzoekt;
u reclame of aanbiedingen sturen (per post, via e-mail of via sms- en mms-berichten) of u opnemen in onze reclamecampagnes en aanbiedingen die betrekking hebben op onze producten en diensten, op voorwaarde dat u daar uitdrukkelijk uw toestemming voor gegeven hebt;
marktonderzoeken uitvoeren;
patronen met betrekking tot het gebruik van onze website beter begrijpen door middel van cookies, zodat wij onze producten, onze diensten en ons aanbod op de website nog kunnen verbeteren. U vindt meer informatie over de cookies die wij gebruiken op onze website in de rubriek 'Gebruik van cookies' hieronder;
mogelijke fraude en/of mogelijke misdrijven die kunnen plaatsvinden in onze opslagfaciliteiten opsporen en voorkomen;
onze wettelijke verplichtingen, zoals eisen op het vlak van witwaspraktijken en het financieren van terrorisme, nakomen;
trainingen geven en interne monitoringactiviteiten mogelijk te maken met als doel de kwaliteit van onze dienstverlening te verbeteren;
bewijs leveren van transacties of contracten die mogelijk in de loop van deze communicatie zijn tot stand gekomen.

Wij verwerken uw persoonlijke gegevens voor de hierboven vermelde doeleinden:

op voorwaarde dat u uw toestemming gegeven hebt voor de verwerking ervan (onder 3(h) en voor die cookies waarvoor toestemming vereist is onder 3(i)); OF
op voorwaarde dat de verwerking nodig is voor de uitvoering van een overeenkomst waarbij u partij bent of om stappen te ondernemen op uw verzoek voor u een overeenkomst sluit (onder 3(a) tot en met 3(g); OF
op voorwaarde dat de verwerking noodzakelijk is voor de verwezenlijking van de rechtmatige belangen van Shurgard om haar bedrijfsactiviteiten naar behoren uit te voeren (onder 3(k), 3(l) en 3(n)) en om (de kwaliteit van) ons product- en dienstenaanbod verder te verbeteren (onder 3(i), 3(m) en voor de cookies waarvoor geen toestemming is vereist onder 3(j)).

Daartoe streven we naar een goed evenwicht tussen de noodzaak om gegevens te verwerken en het behoud van uw rechten en vrijheden, met inbegrip van de bescherming van uw privacy.

4. Hoe en met wie delen we uw persoonsgegevens delen

4.1 Principe

Wij zullen uw persoonsgegevens niet verkopen, verhuren of anderszins bekendmaken aan derden, behalve zoals beschreven in dit beleid.

4.2 Dochterondernemingen/gelieerde ondernemingen en derde verwerkers

Wij kunnen uw persoonsgegevens verstrekken aan dochterondernemingen/gelieerde ondernemingen van Shurgard en aan externe verwerkers om persoonsgegevens namens ons te verwerken voor de hierboven uiteengezette doeleinden. Deze partijen zijn verplicht om dergelijke informatie te verwerken op basis van onze instructies en in overeenstemming met dit Privacybeleid.

De (categorieën van) derden aan wie wij uw persoonsgegevens kunnen verstrekken, zijn:

dienstverleners die een contract met ons hebben ter ondersteuning van onze bedrijfsactiviteiten, zoals technologiediensten, identificatie- en verificatiediensten, fraudepreventie, incasso;
onze verzekeraars en verzekeringsmakelaars als u via ons een verzekering afsluit;
onze juridische of zakelijke adviseurs of vergelijkbare derden, in het bijzonder om onze wettelijke rechten vast te stellen of uit te oefenen of om ons te verdedigen tegen juridische claims of om illegale activiteiten, vermoedelijke fraude, situaties met potentiële bedreigingen voor de fysieke veiligheid van personen, schendingen van onze gebruiksvoorwaarden of andere wettelijke vereisten te onderzoeken, te voorkomen of hiertegen op te treden;
elke persoon die u hebt genoemd als een persoon met wie we contact kunnen opnemen om uw account te bespreken;
elke persoon die uw agent of vertegenwoordiger is, zoals de houder van een volmacht, een wettelijke voogd of een persoon die een testament beheert;
personen met wie we in onderhandeling zijn als potentiële koper van ons bedrijf of eigendommen of als we voorstellen om ons bedrijf te fuseren met een ander bedrijf.

4.3 Naleving van wetten en juridische procedures

We kunnen uw persoonsgegevens openbaar maken:

wanneer we daartoe verplicht worden door de toepasselijke wetgeving, door een overheidsinstantie of door een wetshandhavingsinstantie in verband met een onderzoek om onwettige activiteiten te helpen voorkomen of opsporen;
om onze wettelijke rechten te vestigen of uit te oefenen of om ons te verdedigen tegen wettelijke claims;
om illegale activiteiten, vermoedelijke fraude, situaties met potentiële bedreigingen voor de fysieke veiligheid van personen, schendingen van onze gebruiksvoorwaarden of andere wettelijke vereisten te onderzoeken, te voorkomen of om ertegen op te treden.

4.4 Overige

Als een derde partij al (of vrijwel al) onze activiteiten en/of activa overneemt (inclusief in het geval van een reorganisatie, ontbinding, spin-off of liquidatie), behouden wij ons het recht voor om uw persoonsgegevens door te geven aan de betreffende overgenomen partij, opvolger, koper of begunstigde, of een geschikte combinatie daarvan.

5. Bewaartermijnen

We bewaren uw persoonsgegevens in ons systeem zolang dit nodig is om de door u gevraagde dienst(en) te beheren, onze wettelijke verplichtingen na te komen, geschillen te beslechten en/of onze overeenkomsten af te dwingen. Concreet betekent dit:

Voor uw persoonsgegevens die worden opgeslagen of bewaard in verband met het beheer van onze gebouwen en faciliteiten:

De gegevens die in onze bezoekerslogboeken worden opgeslagen, worden bewaard gedurende zes (6) maanden te rekenen vanaf de datum van het bezoek.
Video-opnames en beelden van bewakingscamera’s worden bewaard gedurende een (1) maand te rekenen vanaf het moment waarop ze werden gemaakt, behalve wanneer ze kunnen helpen om een overtreding, schade of wangedrag aan te tonen. In dat geval kunnen deze opnames worden bewaard totdat het dossier/het geschil omtrent de genoemde overtreding/schade of het genoemde wangedrag afgehandeld is.
Rapporten over veiligheidsincidenten worden bewaard gedurende tien (10) jaar te rekenen vanaf het moment waarop ze werden afgesloten, of gedurende twintig (20) jaar te rekenen vanaf het moment waarop het incident zich voordeed, al naargelang wat het langst is.

Voor uw persoonsgegevens die verzameld worden voor trainingsdoeleinden en kwaliteitscontrole:

Opnames van inkomende en uitgaande telefoongesprekken tussen u en Shurgard worden bewaard gedurende maximaal een (1) maand alvorens geanonimiseerd te worden, en daarna verder bewaard gedurende een maximale van negentig (90) dagen bewaard te rekenen vanaf de datum van het telefoongesprek. Na die termijn worden alle opgenomen telefoongesprekken definitief verwijderd.
E-mails die u naar Shurgard stuurt in verband met uw vragen of verzoeken worden bewaard voor een periode van maximaal twaalf (12) maanden te rekenen vanaf de verzendingsdatum, voordat zij worden gewist. In dit verband bewaart Shurgard geanonimiseerde gegevens en analysedocumenten aangaande het volume, de inhoud en de serviceniveaus van e-mailberichten gedurende een bijkomende periode van maximaal twaalf (12) maanden alvorens deze te verwijderen.

Voor uw persoonsgegevens die verzameld worden om klantenrelaties te beheren voor commerciële en klantidentificatie doeleinden:

Alle gegevens en documenten die betrekking hebben op transacties van Shurgard die in de financiële overzichten verantwoord moeten worden (bijvoorbeeld identificatiedocumenten die worden verkregen bij de ondertekening van de overeenkomst, huurovereenkomsten, verzekeringscontracten, herinneringsbrieven en de verzendbewijzen ervan, bankuittreksels, aankooporders, leveringsbonnen voor goederen en diensten die door leveranciers worden verstrekt, documenten tot staving van terugbetalingen en retourzendingen (ontvangstbewijzen), verslagen van gesprekken en e-mails), worden bewaard gedurende maximaal 10 jaar te rekenen vanaf het einde van de relatie.
Documenten met betrekking tot claims en geschillen (zoals foto’s, schaderapporten, prijsoffertes, inventarissen van units (beschadigde items) en brieven/e-mailberichten (bewijs van eender welke communicatie)) worden bewaard tot het einde van de daartoe strekkende procedure.

Voor uw persoonsgegevens die we verzamelen wanneer u onze website gebruikt:

Alle gegevens die we tijdens uw bezoek aan onze website verwerken om de website beschikbaar te maken en de bijbehorende functionaliteiten in te schakelen, worden door ons slechts bewaard tijdens de duur van uw bezoek aan onze website. Indien dit nodig is voor individuele functionaliteiten , bewaren we uw gegevens ook voor een langere periode.
Voor de bewaartermijnen van de cookies op onze website, zie punt 7 hieronder.

6. Internationale overdrachten

In verband met de bovengenoemde doeleinden, proberen we zoveel mogelijk te voorkomen dat persoonsgegevens die we van u verzamelen, worden doorgegeven aan derde gegevensverwerkers buiten de Europese Economische Ruimte of het Verenigd Koninkrijk.

Wanneer we persoonsgegevens die we van u verzamelen overdragen aan derde gegevensverwerkers die gevestigd zijn in landen buiten de Europese Economische Ruimte of het Verenigd Koninkrijk en die geen adequaat beschermingsniveau bieden, zorgen we ervoor dat er geschikte middelen voor gegevensdoorgifte worden gebruikt, zoals het aangaan van de standaardcontractbepalingen die zijn uitgegeven door de Europese Commissie of die zijn goedgekeurd voor het gebruik in het Verenigd Koninkrijk.

7. Cookies

Wij en onze partners, gelieerde ondernemingen of analyse- of dienstverleners gebruiken technologieën zoals cookies, tags en scripts. Deze technologieën worden gebruikt om trends te analyseren, onze website te beheren, de bewegingen van gebruikers op onze website te volgen en demografische informatie over ons gebruikersbestand in zijn geheel te verzamelen. Wij kunnen rapporten met samengestelde gegevens ontvangen op basis van het gebruik van deze technologieën door deze ondernemingen.

Wij maken bijvoorbeeld gebruik van cookies om de instellingen van gebruikers (bv. Taalvoorkeur) te onthouden. Gebruikers kunnen het gebruik van cookies beheren via hun browser. Als u cookies weigert, kunt u onze website nog altijd gebruiken. In dat geval is het wel mogelijk dat bepaalde functies of delen van onze website niet optimaal werken.

We wijzen erop dat cookies blokkeren tot een minder volledige surfervaring kan leiden, omdat wij in dat geval de volledige functionaliteit van de website niet kunnen garanderen.

Meer informatie over de manier waarop wij cookies gebruiken en welke informatie verzameld wordt via cookies vindt u in de rubriek ‘Gebruik van cookies’ hieronder.

8. Beveiliging

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om de persoonsgegevens die u ons verstrekt te beschermen tegen ongeoorloofde of onwettige verwerking en tegen onopzettelijke vernietiging, verlies of beschadiging, bijvoorbeeld:

het opslaan van uw persoonsgegevens op beveiligde servers op; en
het versleutelen van betalingsgegevens op de beveiligde server.

Hoewel we al het redelijke zullen doen om uw persoonsgegevens veilig te houden, erkent u dat het gebruik van internet niet volledig veilig is en dat we daarom de veiligheid of integriteit van persoonsgegevens die via internet van u of naar u worden doorgegeven, niet kunnen garanderen. Als u zich zorgen maakt over uw gegevens, neem dan contact met ons op (zie 'Hoe neemt u contact met ons op?' hieronder).

9. Websites van derden

De website van Shurgard bevat links naar andere websites die door derden beheerd worden. Het privacybeleid van Shurgard is enkel van toepassing op de persoonlijke gegevens die wij verzamelen op onze website. Het is niet van toepassing op andere websites waaraan onze website mogelijk gelinkt is, met of zonder onze toestemming. Wij kunnen niet verantwoordelijk worden gehouden voor persoonlijke gegevens die derden mogelijk verzamelen, opslaan en gebruiken via hun website. U moet altijd zorgvuldig het privacybeleid lezen van elke website die u bezoekt.

10. Hoe lang bewaren we uw persoonsgegevens?

We bewaren uw persoonsgegevens zo lang als nodig is in verband met onze verwerkingsdoeleinden. De bewaartermijnen die we toepassen, worden verder gespecificeerd in Sectie 3 van dit Privacybeleid.

Als we wettelijk verplicht zijn om uw persoonsgegevens langer te bewaren dan de periodes die in dit beleid worden genoemd, zullen we dit doen in overeenstemming met de toepasselijke wetgeving.

11. Wat zijn uw rechten?

Als betrokkene heeft u de volgende rechten:

het recht op toegang tot persoonsgegevens die wij over u bewaren (inclusief het recht op informatie, waarmee u duidelijke, transparante details kunt krijgen over hoe uw persoonsgegevens door ons wordt verwerkt);
het recht om ons te vragen verouderde of onjuiste persoonsgegevens die wij over u hebben bij te werken of te corrigeren;
als de verwerking is gebaseerd op uw toestemming, het recht om de toestemming op elk gewenst moment in te trekken op dezelfde manier als waarop deze is gegeven, zonder dat dit van invloed is op de rechtmatigheid van de verwerking op basis van toestemming voordat deze werd ingetrokken;
het recht om gegevens te wissen wanneer is voldaan aan de voorwaarden van artikel 17 AVG of de UK GDPR;
het recht op beperking van de verwerking wanneer is voldaan aan de voorwaarden van artikel 18 AVG of de UK GDPR;
het recht op gegevensoverdraagbaarheid voor zover de voorwaarden van artikel 20 AVG of de UK GDPR op u van toepassing zijn;
het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van persoonsgegevens die op jou betrekking hebben, voor zover aan de voorwaarden onder artikel 21 AVG of de UK GDPR is voldaan;
het recht om u af te melden voor alle direct-marketingcommunicatie die wij u (met uw toestemming) kunnen sturen;
het recht om een klacht in te dienen bij:

als u in de Europese Unie woont: de bevoegde gegevensbeschermingsautoriteit (https://www.edpb.europa.eu/about-edpb/about-edpb/members_nl); of
Als u in het Verenigd Koninkrijk (VK) woont: bij een toezichthoudende autoriteit, waaronder het Information Commissioner's Office (ICO), de Britse toezichthouder voor gegevensbeschermingskwesties (www.ico.org.uk); en

het recht om ons specifieke instructies te sturen over het lot van uw persoonsgegevens na uw overlijden (voor FRANSE gebruikers). Als u gebruik wilt maken van dit recht of meer informatie wilt over hoe u dit recht kunt uitoefenen, neem dan contact met ons op via de onderstaande gegevens.

(Met uitzondering van rubriek 10(i) van dit beleid), kunt u deze rechten te allen tijde uitoefenen door een e-mail te sturen naar dataprotection@shurgard.eu.

12. Geautomatiseerde individuele besluitvorming, inclusief profilering

Geautomatiseerde individuele besluitvorming inclusief profilering wordt niet gebruikt.

13. Updates van het privacybeleid van Shurgard

Dit beleid kan periodiek worden bijgewerkt om de wijzigingen in onze praktijken met betrekking tot persoonsgegevens en de toepasselijke wetgeving weer te geven. U dient dit beleid af en toe te controleren om er zeker van te zijn dat u op de hoogte bent van de meest recente versie.

Als wij materiële wijzigingen in ons Privacybeleid doorvoeren, zullen wij u per e-mail op de hoogte stellen op het e-mailadres dat u aan ons hebt verstrekt voordat dergelijke wijzigingen werden doorgevoerd, en waar relevant uw toestemming vragen voor een nieuwe/gewijzigde verwerking of u vragen om de gewijzigde versie van dit beleid te accepteren.

14. Hoe neemt u contact met ons op?

Als u vragen heeft over dit Privacybeleid en/of de manier waarop wij uw persoonsgegevens verzamelen, opslaan en gebruiken, kunt u een e-mail sturen naar dataprotection@shurgard.eu.

Gebruik van cookies

Shurgard maakt gebruik van cookies met betrekking tot uw toegang tot de website, uw persoonlijke instellingen en uw surfgedrag, bijvoorbeeld om uw instellingen (bv. taalvoorkeur) te onthouden. Gebruikers kunnen het gebruik van cookies beheren via hun browser. Als u cookies weigert, kunt u onze website nog altijd gebruiken. In dat geval is het wel mogelijk dat bepaalde functies of delen van onze website niet optimaal werken.

1. Wat zijn cookies?

Cookies zijn kleine tekstbestanden die door de server van onze website die u bezoekt op uw computer opgeslagen worden. Ze bevatten bepaalde informatie, zoals de naam van de website, de 'levensduur' van het cookie en bepaalde cijfers en getallen.

2. Hoe maakt Shurgard gebruik van cookies?

Wij maken gebruik van cookies op onze website:

om de werking van onze website te verbeteren;
om u als een unieke bezoeker te kunnen herkennen wanneer u onze website opnieuw bezoekt, evenals om de content te kunnen afstemmen op uw voorkeuren;
om reclameboodschappen te kunnen afstemmen op uw voorkeuren of om te voorkomen dat u dezelfde reclame meermaals te zien krijgt;
om anonieme, samengestelde statistieken te verzamelen die ons een inzicht bieden in hoe gebruikers onze website gebruiken en om ons te helpen de structuur van onze website te verbeteren.

Cookies zijn niet schadelijk voor uw computer. Als u dit wenst, kunt u uw internetbrowser zo instellen dat hij cookies aanvaardt of weigert. Denk er wel aan dat als cookies uitgeschakeld zijn u mogelijk niet alle interactieve functies van onze website kunt gebruiken. Meer informatie over het uitschakelen van cookies vindt u op www.allaboutcookies.org.

Als u bepaalde categorieën van cookies niet wilt ontvangen op onze website, kunt u uw toelatingsinstellingen te allen tijde wijzigen in uw browserinstellingen. Dit heeft enkel gevolgen voor toekomstige cookies. Om cookies die in het verleden geplaatst werden te verwijderen, moet u ze wissen uit het cachegeheugen van uw browser.

In de onderstaande tabel ziet u alle cookies die wij en derden gebruiken op onze website: