Kom jij om in papierwerk of documenten voor je bedrijf? Wil je graag orde op zaken stellen?
Dan hebben we hier 5 tips voor een opgeruimde administratie.
1. Bedenk een systeem
Dit systeem moet logisch zijn voor jou en voor ieder ander die de documenten nodig heeft (zowel papieren als digitale bestanden).
Het gemakkelijkste is om bestanden op een van de volgende manieren op te slaan: op onderwerp, alfabetisch, numeriek, geografisch of chronologisch.
Selecteer de werkwijze die voor jouw bedrijf het beste werkt en zet een systeem in dat zowel voor je papierwerk als je digitale bestanden wordt gebruikt.
Toptip! Voorzie de belangrijkste en meestgebruikte documenten van een kleurcode. Kleur is een heel handige manier om bepaalde documenten snel te vinden.
2. Gebruik naamgevingsconventies
Naamgevingsconventies (of taxonomieën) zijn met name van belang voor het ordenen van je digitale informatie, waarbij je voor al je te archiveren bestanden dezelfde structuur moet aanhouden.
Een typische naamgevingsconventie is kort maar beschrijvend. Er mogen geen speciale tekens en geen punten in voorkomen.
Gebruik in plaats daarvan herkenbare woordcombinaties, inclusief hoofdletters en underscores als spatie, en houd je qua datum aan dezelfde stijl.
Het is ook slim om een versienummer toe te voegen zodat je de verschillende versies van een document kunt bijhouden.
3. Verwijder oude bestanden
Natuurlijk is het nodig om bepaalde oude bestanden te bewaren, maar je hebt er ongetwijfeld enorm veel die je kunt verwijderen of in ieder geval kunt archiveren, zodat ze geen ruimte in een fysieke of digitale map innemen.
Stel een vervaldatum in die volgens jou geschikt is, om na een vaste periode je oudere content te bekijken en eventueel te verwijderen. Zet een terugkerende herinnering in je agenda op de datums waarop je dit proces wilt uitvoeren.
Zo maak je ruimte voor de mappen die je vaker nodig hebt. Archiveer je ze liever dan dat je het risico loopt ze kwijt te raken?
Maak dan een archiefmap aan voor het bewaren van digitale bestanden of gebruik een doos als archief voor je papierwerk. Archieven nemen wel ruimte in, dus bedenk goed wat je wilt behouden.
Staat je thuiskantoor vol met archiefdozen? Huur dan een opslagruimte om spullen in op te slaan die je misschien later nodig hebt.
4. Onderhanden werk vs. afgerond werk
Dit is een slimme tip die je helpt prioriteiten te stellen bij het archiveren. Maak aparte mappen voor onderhanden projecten en werk dat al is afgerond.
Door dit te doen kun je je beter focussen op het werk dat je directe aandacht vereist. Het kan ook handig zijn om je mappen te ordenen aan de hand van de afrondingsdatum, zodat je meteen zicht op je deadlines houdt.
5.Houd werk en privé gescheiden
Vergeet niet je zakelijke archieven puur zakelijk te houden. Dat werkt zeker in je voordeel, maar het houdt ook in dat je werk en privé strikt gescheiden moet houden.
Dit is niet alleen goed voor je eigen welzijn, maar ook beter voor je archiefsysteem. Bovendien wil je vast niet dat je collega’s al jouw vakantiefoto’s kunnen bekijken!
Heb jij nog toptips voor het ordenen van je zakelijke bestanden?
Vertel het ons hieronder!
Geef een reactie