Ein stressfreier Büroumzug

Die Entscheidung ist gefallen, mit dem Büro umzuziehen. Jetzt ist es an der Zeit, es tatsächlich tun.

Ein Sprichwort sagt: Gute Vorbereitung ist die halbe Miete. – Sonst kann‘s schiefgehen. Organisieren Sie alles, unterteilen Sie das Ganze in überschaubare Aufgaben und nutzen Sie unsere hilfreichen Tipps, um den Stress eines Büroumzugs zu verringern.

PLATZ

Vergrößern oder verkleinern Sie die Bürofläche? Wenn Sie sich verkleinern, müssen Sie überlegen, was für Ihren Geschäftsbetrieb wesentlich ist, und die Ausstattung verschlanken.

Auch wenn Sie sich vergrößern, heißt das nicht, dass Sie alles mitnehmen müssen. Vor dem Umzug ist es gut, Schränke, Schubladen und Keller zu entrümpeln.

Entsorgen, spenden oder verkaufen Sie alles, was Sie nicht mehr brauchen. Lagern Sie andere Gegenstände, die Sie behalten möchten, aber nicht mitnehmen können, ein.

RAUMPLÄNE

Raumpläne sind unerlässlich. Sie helfen Ihnen nicht nur, zu verstehen, wie Sie das neue Büro einrichten können. Sie ermöglichen auch allen anderen, sich den neuen Raum vorzustellen.

Die Mitarbeiter können ihren neuen Schreibtisch finden und so vermeiden Sie ein Massenchaos am ersten Tag.

KOMMUNIKATION

Zu diesem Punkt Folgendes: Veränderungen können störend und beunruhigend sein. Kommunizieren Sie Ihrem Team offen, was passieren wird. Wer Ängste im Vorfeld abbaut, kann den Umzugstag stressfreier gestalten.

ALLE BENACHRICHTIGEN

Vergessen Sie nicht, auch mit allen Ihren Kontakten zu kommunizieren! Informieren Sie sie so früh wie möglich über wichtige Termine, eventuelle Unterbrechungen und neue Kontaktdaten.

Denken Sie daran, alle Briefköpfe mit Unternehmensangaben zu aktualisieren, ebenso wie Websites oder Drucksachen.

PROJEKTMANAGER EINPLANEN

Benennen Sie einen Hauptansprechpartner für den Büroumzug. Jemand, der den kompletten Überblick hat, die Logistik koordinieren kann und sicherstellt, dass die gesamte Kommunikation einheitlich ist.

Sie können jemanden intern auswählen oder eine externe Partei hinzuziehen, wenn es sich um ein Großprojekt handelt.

Denken Sie daran, wenn es sich um einen internen Mitarbeiter handelt: Reduzieren Sie seine Arbeitsbelastung, damit er sich auf die Projektaufgabe konzentrieren kann. Es wird etwas dauern.

BESCHRIFTEN, BESCHRIFTEN, BESCHRIFTEN

Beschriften Sie die Kartons eindeutig. Mit dem Inhalt und dem vorgesehenen Ort. Dies hilft, dass die richtige Ausstattung am Umzugstag am richtigen Ort ankommt.

EINPACKEN

Am einfachsten ist es, sich von professionellen Umzugsunternehmen helfen zu lassen. Wenn dies nicht möglich ist, geben Sie sich genügend Zeit, um alles einzupacken.

Bitten Sie jeden Einzelnen, Verantwortung für seinen eigenen Bereich zu übernehmen. Weisen Sie alle deutlich darauf hin, was sie (nicht) einpacken und wie sie ihre Kartons beschriften sollen. Und ansonsten machen Sie eine Bestandsaufnahme von allem, was umziehen soll. Erfassen Sie schwere Geräte.

Vielleicht müssen Sie Wagen oder Transportwagen mieten, um sie zu bewegen. Erwägen Sie auch die Einlagerung. Es könnte von Vorteil sein, sperrige Gegenstände vorübergehend einzulagern.

Dadurch wird Platz frei, um die restliche Ausstattung einzupacken und zu ordnen.

IT-UMZUG

Sie müssen Unterbrechungen in Ihrem Unternehmen minimieren. Stellen Sie also sicher, dass Sie einen gut durchdachten Plan für Ihren Technikumzug haben.

Dazu gehören Computer, Server, Telefone sowie Daten- und Internetanschlüsse. Packen Sie Ihre technische Ausstattung ein und ziehen Sie diese zuerst um, damit Ihre IT am neuen Standort einsatzbereit ist.

Top-Tipp: Alle Kabel und Steckdosen im Voraus testen, damit keine unerwarteten Komplikationen auftreten. Ein Büroumzug ist eine Menge Arbeit, unabhängig von der Größe des Unternehmens.

Nehmen Sie sich die Zeit und planen Sie sorgfältig.
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