Beslutningen er taget: Kontoret flytter. Nu skal det bare gøres. Og som man siger: “Godt begyndt er halvt fuldendt”. Organiser flytningen, del den op i mindre dele, og brug vores tips til at flytte kontor uden stress.
PLADS
Får du mere eller mindre kontorplads? Hvis du får mindre, skal du bruge tid på at vurdere, hvad der er vigtigt for forretningen og skære ned på udstyret.
Selv om du får mere, er det ikke sikkert, at du kan tage alt med dig. Før flytningen er det en god idé at rydde op i skabe, skuffer og kælder.
De ting, du ikke længere har brug for, skal smides ud, foræres væk eller sælges. Opbevar de ting, du gerne vil beholde, men ikke vil have med.
PLANTEGNING
Plantegninger er vigtige. De hjælper dig ikke kun til at indrette det nye kontor – alle andre får også et billede af det nye sted. Medarbejderne vil kunne finde deres nye skrivebord, så I undgår kaos den første dag.
KOMMUNIKATION
Alle ved det – forandringer kan virke forstyrrende og foruroligende. Kommuniker åbent med teamet om, hvad der skal ske. At afhjælpe bekymringerne på forhånd gør flyttedagen mindre stresset.
FORTÆL DET TIL ALLE
Husk også at fortælle det til alle dine kontakter! Giv dem de vigtige datoer, fortæl, hvad det betyder for servicen, og giv dem de nye kontaktoplysninger så hurtigt som muligt.
Husk at opdatere brevhoveder, autosignaturer, hjemmesider eller trykt materiale med de nye oplysninger.
BRUG EN PROJEKTLEDER
Hav én kontaktperson til flytningen. En, som har det fulde overblik, kan koordinere logistikken og sikre, at kommunikationen sker, som den skal.
Du kan vælge en intern person – eller outsource opgaven, hvis projektet er stort. Husk, hvis du vælger en intern person, at aflaste vedkommende, så han eller hun har tid til opgaven. Den kommer til at tage tid.
SÆT MÆRKATER PÅ ALT
Sæt tydelige mærkater på alle kasser – med angivelse af indhold og påtænkt placering. Det er med til at sikre, at det rigtige udstyr ankommer det rigtige sted hen på flyttedagen.
PAK NED
Det nemmeste er at få professionelle flyttefolk til at hjælpe. Hvis det ikke er muligt, så sæt masser af tid af til at få alt pakket ned. Bed medarbejderne om selv at tage ansvaret for deres egen arbejdsplads.
Sørg for, at de er fuldstændigt klare over, hvad de kan/ikke kan pakke, og hvordan de skal sætte mærkater på kasserne. Hvad angår resten, laver du en inventarliste over alt, som skal flyttes med.
Gennemgå det tunge udstyr – måske skal du bruge transportvogne, sækkevogne eller møbelhunde til flytningen. Overvej også mulighederne for opbevaring.
Det kan være en fordel midlertidigt at sætte de større ting i et lagerrum. Det frigiver plads til at pakke og organisere resten af udstyret.
OPSÆTNING AF TEKNISK UDSTYR
Da du skal minimere afbrydelsen af din forretning mest muligt, skal du have en gennemtænkt plan for flytningen af dit tekniske udstyr.
Det vil sige computere, servere, telefoner samt data og internet. Pak, og flyt dit tekniske udstyr først, og hav IT klar til at installere alting på den ny adresse.
Sørg for at tjekke alle ledninger og stik på forhånd, så du ikke løber ind i uventede problemer. Det er et stort arbejde at flytte kontor, uanset hvor stor virksomheden er.
Sæt tiden af, og planlæg omhyggeligt.
Hvad har vi glemt?
Skriv et svar